仕事を覚える時に工夫していること。マニュアル化、シュミレーション

一度教えられた仕事は確実にできるようにしておきたいところです。

私が仕事を覚えるときにしている工夫を紹介していきます。

ボイスレコーダーをメモ代わりに使う

教えられたことを素早くメモ帳に書くことは意外と難しいものです。

特に、難しいことを教わるときに、簡潔に要点だけをメモできる人は少ないでしょう。

そんなときは、ボイスレコーダーを使う手があります。

ボイスレコーダーを使うと、

・理解できるまで何度でも聞くことができる

・自宅に帰ってゆっくり聞くことができる

・録音なので、聞き直しながらじっくりメモできる

以上のメリットがあります。

ボイスレコーダーはポケットに入っていても音を拾ってくれます。ボタンを押したときの操作音も無音なのでバレることはほぼありません。

教育担当者によってはボイスレコーダーの使用を許可してくれる人もいるので、事前に相談しておくと良いかもしれません。

教えられたことをマニュアルにする

教えられたことは時間が経つと忘れてしまいます。

忘れないよう教えられたことはいつでも見られる状態にしておくことが大切です。

会社で作られたマニュアルがあれば良いのですが、マニュアルがないこともよくあります。会社で作られたマニュアルがない場合は自分で作ってしまいましょう。

マニュアルを作る際のコツは、以下のものがあります。

・完璧である必要はない

他人に見せるものではなく、自分さえ理解できれば良いマニュアルなので完璧である必要はありません。

・業務の流れが分かるように書く

業務ごとの「つながり」「流れ」を明確に書くことがお勧めです。

例えば、「①の業務が終わったら、次に②をする」というように、業務フローを明確に書いておくと、次に何をすれば良いのかが理解できるようになります。

「次に何をすれば良いのか」が理解できると、テキパキと行動することができるようにになります。

脳内シュミレーションを繰り返して覚える

仕事をスムーズにできるようになるには、仕事の流れの理解が必要です。

私は、初めてやる業務は頭の中でシュミレーションを繰り返して理解するようにしています。

例えば

「①をやって、次に②をやる」

「②をやり終えたら、忘れずに△を入力する」というように、職場で作業している自分の姿を想像しています。

この時、

「次に何をしないといけないのか?」

「気をつけるポイントは?」

など、業務を完遂するまでのフローがスッと思い出せなければ、実際の現場でも思い出すことができないはずです。

正確な業務の流れが定着するまで脳内シュミレーションを何度も何度も繰り返し行います

これをやっておくと、仕事を教えられたばかりであっても、テキパキと仕事をこなすことができるようになります。

仕事を覚えるには工夫が必要

大抵の人は仕事を覚えるのに工夫が必要です。

学校の授業でも予習や復習が必要でした。それと同じように、自分なりの復習方法を考案することが仕事を素早く覚えるコツだと思います。

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